ĐIỀU 1. QUY ĐỊNH NHẬN VÀ TRẢ PHÒNG:
1.1. Thời gian nhận phòng:
Trừ khi có thông báo và/hoặc xác nhận khác từ Khách Sạn:
1.1.1. Thời gian nhận phòng tại Khách Sạn là từ 14:00 giờ ngày Khách đến. Các yêu cầu nhận phòng sớm trước 14:00 giờ cần được thông báo trước và có xác nhận của Khách Sạn tùy theo công suất, tình trạng phòng sẵn có nhưng không sớm hơn 12:00 giờ ngày Khách đến.
1.1.2. Nhận phòng sớm trước 6:00 giờ sáng sẽ chịu phí tương đương với 100% Giá Gói Phòng đã mua.
1.1.3. Nhận phòng sớm từ sau 6:00 giờ sáng đến 12:00 giờ sáng sẽ chịu phí tương đương 50% Giá Gói Phòng đã mua.
1.1.4. Các khoản phí nhận phòng sớm sẽ phải thanh toán ngay tại thời điểm thông báo đề nghị nhận phòng sớm được Khách Sạn xác nhận.
1.2. Thời gian trả phòng:
Trừ khi có thông báo và/hoặc xác nhận khác từ Khách Sạn:
1.2.1. Thời gian trả phòng tại Khách Sạn không muộn quá 12:00 giờ.
1.2.2. Khách có thể trả phòng muộn tùy theo tình trạng phòng sẵn có được Khách Sạn xác nhận và phải trả thêm phí như sau: 50% Giá Gói Phòng nếu trả phòng từ sau 12:00 giờ đến 21:00 giờ; 100% Giá Gói Phòng nếu trả phòng sau 21:00 giờ.
1.2.3. Sau khi hoàn thành các thủ tục nhận phòng, Khách sẽ phải thanh toán tiền Giá Gói Phòng cho toàn bộ khoảng thời gian lưu trú như đã đăng ký với Khách Sạn, không phụ thuộc vào việc Khách trả phòng trước thời gian trả Phòng.
1.3. Các khoản phí nhận phòng sớm/trả phòng muộn nêu trên sẽ đươc tính theo (i) Giá Công Bố của Vinpearl khi Khách trực tiếp thanh toán cho Vinpearl hoặc (ii) giá theo hợp đồng/thỏa thuận giữa Vinpearl và Đối Tác nếu Đối Tác là bên thanh toán.
1.4. Vinpearl sẽ ghi lại hình ảnh khuôn mặt của Khách hàng khi đăng ký nhận phòng để quản lý bằng Công nghệ nhận dạng khuôn mặt. Bằng việc đồng ý nhận phòng, Khách hàng được hiểu là đã được Vinpearl thông báo về việc này và đồng ý Vinpearl được quyền sử dụng hình ảnh của Khách hàng như quy định tại Điều 9.
ĐIỀU 2. CHÍNH SÁCH ĐẶT PHÒNG
2.1. Tất cả các Yêu Cầu Dịch Vụ, Danh Sách Xếp Phòng của Khách/ Đối Tác phải được gửi cho Vinpearl dưới hình thức email hoặc văn bản trước khi Khách làm thủ tục nhận phòng.
2.2. Trong mọi trường hợp Khách (bao gồm một cá nhân, một nhóm hoặc nhiều nhóm Khách khác nhau) đặt phòng qua Đối Tác để sử dụng cùng một biệt thự (Villa) của Vinpearl, Đối Tác phải đảm bảo:
2.2.1. Giá Gói phòng dựa trên mặc định 02 người lớn trong 01 phòng khách sạn hoặc 01 phòng ngủ biệt thự nếu không được đề cập đến ở trong các Phụ lục liên quan đến giá phòng.
2.2.2. Đối Tác đã thông báo đến toàn bộ Khách về việc sẽ ở chung biệt thự với các khách hàng khác đặt phòng qua Đối Tác;
2.2.3. Toàn bộ Khách đã đồng ý và ký xác nhận chấp nhận việc ở chung biệt thự và tự chịu trách nhiệm về tài sản cá nhân và các vấn đề cá nhân khác trước khi làm thủ tục nhận phòng.
2.2.4. Vinpearl được miễn trừ trách nhiệm trong việc giải quyết các mâu thuẫn/tranh chấp giữa các Khách ở chung biệt thự.
2.3. Quy định về lưu trú:
2.3.1. Số lượng Khách tối đa trên một phòng Khách Sạn (ngoại trừ các trường hợp đặc biệt được nói rõ) được áp dụng như sau:
a. Tối đa 04 người trong 01 phòng ngủ bao gồm cả trẻ em dưới 04 tuổi: 03 người lớn & 01 trẻ em/ 02 người lớn & 02 trẻ em.
b. Mỗi phòng chỉ được đặt thêm 01 giường phụ tùy theo chính sách áp dụng tại từng khách sạn.
c. Áp dụng phụ thu trẻ em từ 04 – dưới 12 tuổi và phụ thu người lớn – dành cho khách từ 12 tuổi.
2.3.2. Số lượng Khách tối đa trên một Biệt thự (Villa) được áp dụng như sau:
a. Mỗi phòng ngủ: tối đa 02 người lớn và 02 trẻ em dưới 12 tuổi
b. Áp dụng phụ thu trẻ em từ 04 – dưới 12 tuổi.
c. Không kê giường phụ trong biệt thự, trừ Vinpearl Luxury Nha Trang
2.4. Trường hợp đặc biệt: trong một số trường hợp đặc biệt (bao gồm nhưng không giới hạn: sự kiện bất khả kháng, hoạt động nâng cấp, sửa chữa Khách Sạn v.v…), Vinpearl có quyền di dời Khách sang loại phòng/ Khách Sạn khác có tiêu chuẩn tương đương loại phòng/ Khách Sạn mà Khách/ Đối Tác đã đặt và được Vinpearl xác nhận.
2.5. Thông tin cung cấp cho Khách Sạn
2.5.1. Thông tin cung cấp trước ngày đến
a. Để Khách nhận được chất lượng dịch vụ tốt nhất từ Khách Sạn và đảm bảo an ninh cho Khách, Khách/ Đối Tác cần cung cấp cho bộ phận đặt phòng của Khách Sạn:
(i) Danh sách tất cả các Khách hàng (họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, chứng minh nhân dân/thẻ căn cước công dân, số hộ chiếu, quốc tịch, bản sao thẻ tạm trú):
+ Khách lẻ: Phải được gửi tới bộ phận đặt phòng của Khách Sạn theo hạn dưới đây kể từ ngày nhận được xác nhận đặt phòng, nhưng không muộn hơn hạn hủy phòng không tính phí:
* Mùa thấp điểm: 7 ngày
* Mùa cao điểm: 15 ngày
* Mùa đỉnh điểm lễ tết: Tại thời điểm đặt phòng
+ Khách đoàn: Chi tiết theo hợp đồng khách đoàn.
(ii) Thông tin chuyến bay và thời gian tới Khách Sạn dự kiến cần được cung cấp cho Khách Sạn ít nhất 05 ngày trước ngày Khách đến trong trường hợp Khách yêu cầu dịch vụ đón, tiễn.
(iii) Nếu Khách/ Đối Tác không cung cấp danh sách đặt phòng đúng hạn, Vinpearl có quyền hủy đặt phòng khỏi hệ thống, từ chối áp dụng giá ưu đãi theo Voucher, xác nhận Yêu Cầu Dịch Vụ, thỏa thuận, hợp đồng đã ký kết giữa Khách/ Đối Tác và Vinpearl. Trong trường hợp đó, Vinpearl sẽ áp dụng Giá Công Bố tại Khách Sạn vào ngày Khách làm thủ tục nhận phòng nếu còn phòng trống, và Đối Tác sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm giải quyết các khiếu nại của Khách phát sinh do việc cung cấp thông tin muộn.
(iv) Tùy thuộc vào Yêu Cầu Dịch Vụ đã đặt, nếu dịch vụ là Full-board thì trình tự các bữa ăn bao gồm: bữa tối vào ngày đến, bữa ăn sáng, bữa ăn trưa và các bữa ăn tối vào các ngày tiếp theo cho tới bữa sáng và bữa trưa ngày Khách trả phòng. Nếu Khách muốn đổi bữa trưa ngày trả phòng thành bữa trưa ngày đến, Khách/ Đối Tác phải thông báo cho bộ phận đặt phòng của Khách Sạn ít nhất 05 ngày trước ngày Khách ngày đến. Việc thay đổi bữa ăn chỉ được áp dụng đối với Khách làm thủ tục nhận phòng trước 13:00 giờ ngày đến và làm thủ tục trả phòng trước bữa trưa ngày trả phòng.
(v) Các yêu cầu đặc biệt khác như phòng ở tầng cao, phòng liền kề…, sẽ được cung cấp tùy thuộc vào khả năng sẵn có của Khách Sạn tại thời điểm nhận phòng.
b. Thay đổi thông tin:
(i) Bất cứ sự thay đổi nào về thông tin bữa ăn, dịch vụ phát sinh so với Yêu Cầu Dịch Vụ ban đầu cần được gửi cho bộ phận đặt phòng của Khách Sạn và được xác nhận của Bộ phận đặt phòng ít nhất 05 ngày trước ngày Khách nhận phòng. Nếu sự thay đổi không được xác nhận trước, Vinpearl có quyền thực hiện đồng thời các biện pháp sau:
+ Áp dụng Giá Công Bố tại Khách Sạn vào ngày Khách làm thủ tục nhận phòng và Đối Tác sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm giải quyết các khiếu nại của Khách phát sinh do việc cung cấp thông tin muộn.
+ Trong trường hợp có thêm Khách (bao gồm cả trẻ em) không có xác nhận trước, Khách/ Đối Tác sẽ phải trả một khoản phụ thu tương ứng theo bảng Giá Công Bố của Khách Sạn tại thời điểm nhận phòng. Trong trường hợp đặt phòng được thực hiện thông qua Đối Tác, Đối Tác sẽ phải trực tiếp thanh toán khoản phụ thu hoặc Vinpearl có quyền khấu trừ khoản phụ thu vào bất cứ khoản thanh toán nào của Đối Tác cho Vinpearl.
(ii) Phí thay đổi thông tin nhân thân của Khách (bao gồm tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, thẻ căn cước, số hộ chiếu, quốc tịch, thẻ tạm trú) sau thời hạn phải cung cấp thông tin của Khách trước ngày đến Khách sạn: 350.000VNĐ/phòng/lần thay đổi. Các trường hợp thay đổi do ốm đau, thiên tai, rủi ro có giấy chứng nhận hợp lệ sẽ không bị tính phí.
2.5.2. Thủ tục nhận phòng
a. Khách cần xuất trình chứng minh thư hoặc hộ chiếu và/hoặc Giấy khai sinh đối với trẻ em và chụp ảnh khi làm thủ tục nhận phòng để phục vụ mục đích đăng ký, Khách Sạn sẽ giữ một bản sao của những giấy tờ này. Trong trường hợp Khách không xuất trình được giấy khai sinh của trẻ em, Khách/ Đối Tác đồng ý dùng chiều cao của trẻ để xác định số tuổi của trẻ, cụ thể như sau:
| Chiều cao | Độ tuổi |
| Dưới 1m | Dưới 4 tuổi |
| 1m-1m40 | Từ 4 đến dưới 12 tuổi |
| Trên 1m40 | Từ 12 tuổi |
b. Bằng việc đồng ý mua và sử dụng các dịch vụ của Vinpearl, Khách đồng ý cho phép Vinpearl chụp ảnh và sử dụng hình ảnh của Khách để phục vụ mục đích thống kê, quản lý lưu trú. Vinpearl cam kết không sử dụng/cung cấp hình ảnh của Khách cho bên thứ ba (không thuộc tập đoàn Vingroup) vì mục đích khác trừ trường hợp thực hiện theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc được sự đồng ý trước của Khách.
c. Khách phải thực hiện đặt cọc tại thời điểm làm thủ tục nhận phòng để đảm bảo cho các Yêu Cầu Dịch Vụ phát sinh thêm tại Khách Sạn và/hoặc các thiệt hại khác của Khách Sạn (nếu có) do Khách gây ra trong suốt thời gian lưu trú. Khoản đặt cọc sẽ được Vinpearl hoàn trả cho Khách tại thời điểm trả phòng nếu không sử dụng dịch vụ và/hoặc không có thiệt hại phát sinh đối với Khách Sạn. Khoản đặt cọc thực hiện bằng tiền mặt, thẻ ngân hàng hoặc hoặc thẻ tín dụng với mức đăt cọc cụ thể như sau:
(i) Phòng Khách Sạn: 1.000.000 VNĐ/phòng
(ii) Biệt thự: 3.000.0000 VNĐ/Villa
Vinpearl có quyền từ chối cung cấp Dịch Vụ nếu Khách không thực hiện việc đặt cọc theo quy định nêu trên. Trong trường hợp đặt phòng được thực hiện thông qua Đối Tác thì Đối Tác có trách nhiệm đặt cọc thay cho Khách trong trường hợp Khách không thực hiện việc đặt cọc cho Vinpearl. Nếu Đối Tác không đặt cọc theo quy định thì phòng không được đặt cọc sẽ áp dụng theo chính sách No-Show quy định tại Điều Khoản Chung này.
2.5.3 Dịch vụ đón, tiễn tại sân bay:
a. Đối với các Khách Sạn cung cấp dịch vụ đón tiễn sân bay miễn phí, không áp dụng phí hủy đối với dịch vụ này.
b. Đối với các Khách Sạn có cung cấp dịch vụ đón tiễn sân bay tính phí, thông tin chi tiết về loại xe, phí sử dụng, phí hủy... được cung cấp trước trong xác nhận đặt phòng của từng Khách Sạn.
c. Đối với trường hợp đặt xe riêng, số hiệu chuyến bay, thời gian chuyến bay phải được cung cấp cho Khách Sạn ít nhất 05 ngày trước ngày nhận phòng để Khách Sạn bố trí việc đón, tiễn. Nếu có những thay đổi hoặc yêu cầu đón, tiễn bị hủy, cần thông báo cho Khách Sạn chậm nhất 03 ngày (72 giờ) trước ngày nhận phòng. Mọi trường hợp thông báo sau thời hạn này sẽ bị áp dụng phí hủy.
d. Lễ tân tại sân bay sẽ đón tiếp Khách tại bàn lễ tân của Vinpearl được bố trí ở khu vực sảnh đến. Vui lòng tìm kiếm bảng tên đón hoặc liên hệ với quầy lễ tân tại sân bay qua số điện thoại liên lạc được cung cấp tại xác nhận Yêu Cầu Dịch Vụ.
e. Đối với dịch vụ xe tiễn miễn phí, Khách có trách nhiệm có mặt tại khu vực sảnh Khách Sạn 15 phút trước giờ khởi hành. Trường hợp chậm trễ, xe buýt khách sạn vẫn sẽ di chuyển đi sân bay để đảm bảo không ảnh hưởng đến các Khách khác. Khách đến trễ sẽ tự chịu chi phí vận chuyển ra sân bay.
